Утверждено
Постановлением
Администрации Калужской области
от 11 июля 1995 г. N 238

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ УПРАВЛЕНИИ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановлений Губернатора Калужской области
от 11.10.2002 N 635, от 29.11.2002 N 760)

1. Общие положения

1.1. Управление по делам архивов Калужской области образуется постановлением Главы администрации Калужской области в целях управления архивным делом на территории области и входит вместе с подведомственными архивными учреждениями в систему Федеральной архивной службы России.
(в ред. Постановлений Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635, от 29.11.2002 N 760)

Управление по делам архивов Калужской области является исполнительным органом государственной власти Калужской области.
(абзац введен Постановлением Губернатора Калужской области от 29.11.2002 N 760)

1.2. Управление по делам архивов Калужской области является правопреемником архивного отдела администрации Калужской области.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

1.3. Управление по делам архивов Калужской области в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, иными решениями Федерального Собрания Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями Законодательного Собрания Калужской области, постановлениями и распоряжениями Главы администрации Калужской области, приказами и указаниями Федеральной архивной службы России, настоящим Положением.
(в ред. Постановлений Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635, от 29.11.2002 N 760)

1.4. Управление по делам архивов Калужской области организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через подведомственные ему архивные учреждения и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в Калужской области.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

Управление по делам архивов Калужской области сотрудничает с Российским обществом историков-архивистов, профессиональными союзами и другими общественными объединениями.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

2. Основные задачи

Основными задачами управления по делам архивов Калужской области являются:
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Калужской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в Калужской области, управление архивными учреждениями области, обеспечение их функционирования.

2.3. Координация деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий Калужской области (далее - учреждения) в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно-методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.

2.4. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Калужской области; осуществление государственного контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и правовых актов Калужской области об Архивном фонде Калужской области и архивах.

3. Функции

Управление по делам архивов Калужской области в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы Калужской области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда Калужской области, хранящихся в Государственном архиве Калужской области, Государственном архиве документов новейшей истории Калужской области, Государственном архиве документов по личному составу Калужской области, районных, городских и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках и представляет в установленном порядке сведения по учету в Федеральную архивную службу России.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 29.11.2002 N 760)

3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами государственной власти и учреждениями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение Главы администрации Калужской области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений.

3.7. В установленном порядке решает вопросы о передаче в пределах Калужской области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит предложения о передаче документов из государственных архивов Калужской области в государственные архивы других республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, гг. Москвы и Санкт-Петербурга.

3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Калужской области.

3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Калужской области.

3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе Зонального научно-методического Совета архивных учреждений, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.

3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации законодательных и иных правовых актов Калужской области по вопросам архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.

3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Калужской области.

3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории Калужской области, выдаваемых Федеральной архивной службой России по заключению управления по делам архивов Калужской области, и осуществляет контроль за их собиранием.
(в ред. Постановлений Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635, от 29.11.2002 N 760)

3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Калужской области за пределы Калужской области.

3.19. Организует публикацию и научно-информационную деятельность государственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.20. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами.

3.21. Контролирует деятельность Государственного архива Калужской области, Государственного архива документов новейшей истории Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных услуг и работ.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 29.11.2002 N 760)

3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета Калужской области о расходах на свое содержание, непосредственно подчиненных ему Государственного архива Калужской области, Государственного архива документов новейшей истории Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 29.11.2002 N 760)

3.23. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность.

3.24. Организует контрольно-ревизионную работу во взаимодействии с местными финансовыми органами в соответствии с действующим законодательством.

3.25. Осуществляет в установленном порядке контроль за работой бухгалтерий Государственного архива Калужской области, Государственного архива документов новейшей истории Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 29.11.2002 N 760)

3.26. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.

3.27. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Федеральной архивной службой России профильных архивных документов, находящихся за рубежом.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 29.11.2002 N 760)

3.28. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению Государственного архива Калужской области, Государственного архива документов новейшей истории Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 29.11.2002 N 760)

3.29. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.30. Организует повышение квалификации работников государственных и ведомственных архивов, делопроизводственных подразделений учреждений.

3.31. Содействует решению вопросов по улучшению условий труда работников государственных архивов, их социальной защиты.

3.32. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции; осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в государственных архивах.

3.33. Осуществляет по поручению Главы администрации Калужской области функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Управлению по делам архивов Калужской области предоставляется право:
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

4.1. Получать от государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также (на договорной основе) от негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организации документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти, учреждений по указанным вопросам.

4.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Должностные лица управления по делам архивов Калужской области имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

4.4. Делегировать свои полномочия:

4.4.1. В части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений - государственным, районным, городским архивам, архивам документов по личному составу, архивным отделам администраций районов, городов и местного самоуправления.

4.4.2. В части осуществления контроля за соблюдением Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, правовых актов Калужской области в области архивного дела - районным, городским архивам, архивным отделам администраций районов, городов и местного самоуправления.

4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством и другими правовыми актами Российской Федерации и Калужской области ответственности за нарушение Законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.8. Объявлять конкурсы на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.

4.9. Должностные лица управления по делам архивов Калужской области имеют все определенные законами Российской Федерации социальные гарантии.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

5. Имущество и финансы

5.1. Комитет по управлению государственным имуществом Калужской области закрепляет за управлением по делам архивов области движимое и недвижимое имущество на праве оперативного управления.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

5.2. Имущество, закрепленное за управлением по делам архивов Калужской области на праве оперативного управления, является государственной собственностью Калужской области.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

5.3. Управление по делам архивов Калужской области владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним на праве оперативного управления имуществом в соответствии с его назначением, настоящим Положением и законодательством Российской Федерации в пределах, установленных договором о закреплении имущества, заключенным с Комитетом по управлению государственным имуществом Калужской области.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

5.4. Управление по делам архивов Калужской области финансируется за счет средств бюджета Калужской области, г. Калуги, а также могут быть использованы внебюджетные средства.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

6. Организация работы

6.1. Управление по делам архивов Калужской области осуществляется на принципе единоначалия.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

6.2. Управление по делам архивов Калужской области возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Главой администрации Калужской области.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

6.3. Начальник управления по делам архивов Калужской области:
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

6.3.1. Руководит деятельностью управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач;

6.3.2 Распределяет обязанности между заместителем и другими должностными лицами управления;

6.3.3. Издает в пределах своей компетенции приказы, утверждает инструкции, дает указания, обязательные для исполнения учреждениями архивной службы области, проверяет их исполнение;

6.3.4. В необходимых случаях издает совместно с руководителями других отраслевых органов управления приказы, указания и инструкции;

6.3.5. Определяет структуру и вносит на утверждение Главы администрации области штатное расписание управления по делам архивов в пределах установленной численности работников и фонда оплаты труда, а также смету расходов на его содержание в пределах утвержденных ассигнований;

6.3.6. Распоряжается кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований;

6.3.7. Определяет и утверждает численность и сметы расходов подведомственных учреждений в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований;

6.3.8. Утверждает положения о Государственном архиве Калужской области, Государственном архиве документов новейшей истории Калужской области и Государственном архиве документов по личному составу Калужской области;
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 29.11.2002 N 760)

6.3.9. Назначает и освобождает от должности работников управления по делам архивов области, руководителей Государственного архива Калужской области, Государственного архива документов новейшей истории Калужской области и Государственного архива документов по личному составу Калужской области;
(в ред. Постановлений Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635, от 29.11.2002 N 760)

6.3.10. Согласовывает кандидатуры работников на должности руководителей архивных учреждений.

6.4. В управлении по делам архивов Калужской области образуется коллегия в составе начальника (председатель коллегии), его заместителя и членов коллегии.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

Состав коллегии утверждается постановлением Главы администрации Калужской области.

Коллегия является совещательным органом. Она рассматривает важнейшие вопросы руководства архивным делом в Калужской области; организует проведение анализа деятельности учреждений архивной службы, состояния ведомственных архивов, рассматривает проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений; отчеты представителей учреждений.

Коллегия принимает свои решения квалифицированным большинством голосов. Решения коллегии оформляются приказами начальника управления по делам архивов Калужской области.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

6.5. При управлении по делам архивов Калужской области действует экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Калужской области, отбором их на хранение в государственные архивы области и экспертизой ценности документов.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

Положение об экспертно-проверочной комиссии и ее состав утверждается приказом начальника управления по делам архивов.

6.6. Управление по делам архивов Калужской области является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба России и со своим наименованием; имеет текущий и иные счета в Госбанке; имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, может от своего имени заключать договоры.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)

6.7. Реорганизация управления по делам архивов Калужской области осуществляется постановлением Главы администрации Калужской области в соответствии с законодательством Российской Федерации.
(в ред. Постановления Губернатора Калужской области от 11.10.2002 N 635)